Datenschutzerklaerung BueroAutopilot

1. Verantwortlicher

Verantwortlich fuer eigene Verarbeitungen ist Christian Fritz Thillmann, handelnd unter Thille Studios, nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen, Sassstraße 14, 25821 Bredstedt, Deutschland, E-Mail: kontakt@thillestudios.de.

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Datenschutzerklaerung gilt fuer die oeffentlichen Seiten, die BueroAutopilot-App, Benutzerkonten, Vertragsbeziehungen, Support, Zahlungen und Betreiberkommunikation.

Thille Studios verarbeitet eigene Konto-, Vertrags-, Zahlungs-, Support-, Sicherheits- und Betreiberinformationen grundsaetzlich als Verantwortlicher.

Soweit BueroAutopilot Daten verarbeitet, die Firmenkunden fuer eigene Geschaeftszwecke in gebuchten Modulen einsetzen, kann Thille Studios als Auftragsverarbeiter handeln. In diesen Faellen gilt zusaetzlich der AVV.

Der Kunde bleibt fuer Daten verantwortlich, die er in eigenen Geschaeftsprozessen, verbundenen Konten, Dokumenten, Empfaengerlisten, Kalendern, E-Mails oder Fachsystemen verarbeitet.

3. Oeffentliche Seiten und Serverlogs

Beim Aufruf oeffentlicher Seiten koennen technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Seite, Browser- und Geraeteinformationen, Referrer, Fehler- und Sicherheitsereignisse.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien dienen ausschliesslich der Bereitstellung, Anmeldung, Sicherheit, dem CSRF-Schutz oder der Sitzungssteuerung. Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf Endgeraeteinformationen erfolgt insoweit nach den anwendbaren gesetzlichen Vorschriften fuer unbedingt erforderliche Technologien.

BueroAutopilot setzt keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste fuer verhaltensbasierte Werbung ein.

4. App, Account und Login

Fuer Registrierung, Login und Nutzung der App werden insbesondere verarbeitet:

Name
E-Mail-Adresse
Firmenzuordnung
Benutzerkennung
Login- und Sitzungsdaten
Rollen- und Berechtigungsstatus
Zwei-Faktor-Status, Recovery- und Sicherheitsinformationen
technische Sicherheitsereignisse

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchfuehrung, Mandantentrennung, Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Bereitstellung der App. Rechtsgrundlage ist fuer Daten eines selbst vertragsschliessenden Einzelunternehmers Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; fuer Daten von Ansprechpartnern und Beschaeftigten einer Kundenorganisation sowie fuer Sicherheitsmassnahmen regelmaessig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Vertragsabwicklung und sicherem Betrieb).

5. Firmen-, Vertrags- und Moduldaten

Thille Studios verarbeitet geschaeftliche Stammdaten des Kunden, Tarif- und Modulstatus, Buchungszeitpunkte, Aktivierungsstatus, Kuendigungsstatus, Zahlungsstatus, Modulvoraussetzungen und technische Freigaben.

Diese Daten werden benoetigt, um gebuchte Leistungen zuzuordnen, bezahlte Module freizuschalten, Kuendigungen umzusetzen, eingeschraenkte Konten zu verwalten, Support zu leisten und Nachweise zu fuehren.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei unmittelbar vertragsschliessenden natuerlichen Personen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO fuer Ansprechpartner und geschaeftliche Koordination sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO fuer gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

6. Rechtsdokumente und elektronische Bestaetigungen

Fuer AGB, Datenschutzinformationen, AVV, TOM, Unterauftragnehmerinformationen oder andere Rechtsvorgaenge kann BueroAutopilot konkrete Dokumentversionen, Dokumentart, Versionskennung, kanonischen Inhalt, SHA-256-Hash, Bestaetigungstext, Firma, Benutzer, Vertretungsgrundlage, Zeitpunkt, Status und Kontextdaten speichern.

Das Rechtsregister speichert keine dauerhafte Roh-IP-Adresse und keinen vollstaendigen User-Agent als Nachweiswert. Stattdessen koennen HMAC-basierte technische Fingerabdruecke mit zweckgetrennter Ableitung gespeichert werden. Getrennte kurzfristige Serverlogs koennen unabhaengig davon fuer Sicherheit und Betrieb anfallen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Zahlung, Rechnungen, Kuendigung und Garantie

Fuer Zahlungen nutzt BueroAutopilot Stripe. Dabei koennen Zahlungsstatus, Stripe-Kundenkennung, Checkout-Session, Subscription, Invoice-, Payment-Intent-, Charge- und Refund-Referenzen, Betraege, Waehrung, Zeitpunkte, Zahlungsfehler und Erstattungsstatus verarbeitet werden.

Kartennummern, Pruefnummern und vergleichbare Zahlungsgeheimnisse werden nicht in BueroAutopilot gespeichert.

Fuer eigene BueroAutopilot-Rechnungen werden die hierfuer erforderlichen Firmendaten, Leistungsdaten, Betraege, Steuerinformationen soweit vorhanden, Rechnungsstatus und Nachweise verarbeitet. Bei zentralem Premium-Postversand koennen Freikontingent, angenommene Briefauftraege, Abrechnungszeitraum und nutzungsabhaengige Mehrkosten fuer die Stripe-Abrechnung erfasst werden. Die eigentlichen Briefinhalte werden nicht als Rechnungsposition an Stripe uebermittelt.

Fuer Kuendigungen werden betroffene Buchung, Wirksamkeitszeitpunkt, Ruecknahmefrist, Bestaetigung, freiwillige Gruende, Freitext und technische Nachweise verarbeitet.

Fuer die freiwillige 14-taegige, firmenkontoweite Geld-zurueck-Garantie ab der ersten Freischaltung werden Garantiegrundlage, Frist, Antrag, Betreiberpruefung, Erstattungsstatus, Stripe-Referenzen und Modulumfang verarbeitet.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Support und App-Feedback

Support erfolgt ueber den Supportbereich der App und ueber kontakt@thillestudios.de. Verarbeitet werden koennen Name, Firma, Benutzer, E-Mail-Adresse, Kategorie, betroffenes Modul, Beschreibung, redigierte Zusammenfassung, Supportnachrichten, Status, Prioritaet, technische Kontexte und freiwillig uebermittelte Anhaenge oder Inhalte.

Supporttexte werden begrenzt und auf offensichtliche Geheimnisse geprueft. Kunden sollen keine Passwoerter, API-Schluessel, Tokens, Private Keys oder unnoetigen fremden Inhalte uebermitteln.

App-Feedback kann Kategorie, Betreff, Nachricht, optionale Zufriedenheit, Seitenkontext, Kontaktfreigabe und Bearbeitungsstatus enthalten. Oeffentliche Bewertungsanbieter werden getrennt von App-Feedback verarbeitet.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Zentrale Dienstleister

Fuer Betrieb, Sicherheit, Kommunikation, Backup und Zahlung koennen insbesondere folgende Dienstleister eingesetzt werden:

Hostinger fuer Hosting und Serverbetrieb
Backblaze B2 fuer verschluesselte externe Backups
Stripe fuer Zahlungsabwicklung
der jeweils eingerichtete E-Mail-Anbieter, einschliesslich IONOS sofern entsprechend konfiguriert, fuer Betreiber- und Transaktionskommunikation
LetterXpress als zentral eingebundener Druck- und Postdienstleister fuer entsprechend freigeschaltete Premium-Briefauftraege, sofern diese Funktion eingesetzt wird

Diese Dienstleister sind nicht automatisch fuer jede Verarbeitung Unterauftragsverarbeiter des Firmenkunden. Die Rolle haengt davon ab, ob eigene Betreiberverarbeitungen oder Kundenauftragsdaten betroffen sind.

10. Verbindungen und weitere funktionsbezogene Anbieter

Je nach gebuchtem und aktiviertem Modul koennen vom Kunden verbundene Konten und weitere funktionsbezogene Anbieter eingesetzt werden. Dazu koennen gehoeren:

Google Workspace und weitere Google-APIs
Microsoft-Dienste
externe E-Mail-Anbieter ueber IMAP oder SMTP
PrintNode
OCR-Anbieter
Postdienstleister
Telefonie- und VoIP-Anbieter sowie Sprachdienste wie ElevenLabs, soweit eine solche Funktion spaeter ausdruecklich eingerichtet und freigeschaltet wird
KI-Anbieter
oeffentliche Bewertungsanbieter wie Google Business Profile, Trustpilot oder ProvenExpert
weitere OAuth-, API- oder Webhook-Anbieter

Diese Anbieter werden nur funktionsbezogen eingesetzt, wenn der Kunde die jeweilige Verbindung oder Funktion einrichtet und die technische Freigabe vorliegt. Zentral von Thille Studios konfigurierte Dienstleister (insbesondere LetterXpress im Premium-Postversand) koennen ohne eigenes Kundenkonto beim jeweiligen Anbieter eingesetzt werden, aber erst nach Freigabe eines konkreten Versandauftrags. Ein Anbieter erhaelt nicht automatisch Daten jedes Kunden. Noch in Vorbereitung befindliche Signatur-, Telefonie- oder KI-Funktionen fuehren ohne Freischaltung zu keiner Datenuebermittlung an deren geplante Anbieter.

11. Google Workspace und Google API-Daten

Wenn der Kunde eine Google-Verbindung einrichtet, nutzt BueroAutopilot Google-Daten nur fuer die im Konto sichtbar aktivierten Funktionen und nur mit den vom Nutzer genehmigten Berechtigungen.

Je nach Funktion kann BueroAutopilot folgende Google-Daten verarbeiten:

Google-Kontoidentitaet ueber `openid`, `profile` und `email`: technische Nutzerkennung, Name, E-Mail-Adresse und Profilbild, soweit Google diese Daten bereitstellt, zur Zuordnung der Verbindung.
Google Drive ueber `drive.file`: app-eigene oder vom Nutzer mit der App freigegebene Dateien und Ordner, insbesondere Arbeitsordner, Vorlagen, Angebote, Vertraege, Rechnungen, Mahnungen, PDF-Dateien und aus anderen Modulen uebernommene Dokumente. BueroAutopilot kann solche Dateien anlegen, kopieren, aktualisieren, exportieren oder lesen, soweit dies fuer die aktivierte Funktion erforderlich ist.
Google Sheets: die von BueroAutopilot angelegte Arbeitsmappe oder vom Nutzer freigegebene Tabellen koennen fuer Leistungskatalog, Angebote, Vertraege, Rechnungsentwuerfe, Rechnungen, Mahnungen, Zahlungsstatus und Vorgangsuebersichten gelesen oder beschrieben werden. Der aktuelle Google-Workspace-Verbindungsfluss nutzt hierfuer `drive.file`; ein `spreadsheets`-Scope wird nicht als neue Standardfreigabe angefordert und nur fuer bestehende technische Berechtigungspruefungen beruecksichtigt.
Gmail ueber `gmail.readonly`, wenn die Gmail-Funktion aktiviert ist: E-Mail-Metadaten, Nachrichtenstruktur und PDF-Anhaenge koennen gelesen werden, um Kundenanfragen, Angebotserstellung, Druck- oder Postvorgaenge auszuwaehlen und auszufuehren. BueroAutopilot sendet ueber dieses Scope keine Gmail-Nachrichten.
Google Kalender ueber `calendar.freebusy`, `calendar.events.owned` und `calendar.calendarlist.readonly`, soweit Kalenderfunktionen aktiviert sind: Verfuegbarkeitsinformationen, Kalenderlisten und von BueroAutopilot angelegte oder verwaltete Termine koennen zur Terminabstimmung verarbeitet werden. Breite Kalenderlese- oder Vollzugriffe werden dafuer nicht als Standard verwendet.

OAuth-Zugriffs- und Refresh-Tokens werden in BueroAutopilot verschluesselt gespeichert. Dauerhaft in BueroAutopilot gespeichert werden je nach Funktion vor allem Verbindungsstatus, genehmigte Berechtigungen, Ablaufzeiten, Google-Datei- und Ordner-IDs, Links, Hashes, Status- und Nachweismetadaten sowie eigene Firmen- und Konfigurationsdaten des Kunden. Fachliche Inhalte wie E-Mail-Texte, Anhaenge, Vertrags-, Rechnungs- oder Tabelleninhalte liegen grundsaetzlich im kundeneigenen Google Workspace oder werden nur so lange lokal verarbeitet, wie es fuer den jeweiligen Vorgang erforderlich ist. Einzelne Funktionen koennen temporaere oder private Arbeitskopien verwenden, etwa beim PDF-Import aus Google Drive oder Gmail fuer Druck und Postversand. Eine kuenftige digitale Signatur mit einem neuen Dienstleister erfordert eine eigene technische Freigabe und eine Pruefung der Datenschutzinformationen. Diese Pfade folgen dem jeweils dokumentierten Speicher-, Loesch- und Backup-Ausschlusskonzept.

Google-Daten werden nur dann an Dritte uebertragen, wenn dies fuer eine vom Kunden aktivierte sichtbare Funktion erforderlich ist. Technisch bestaetigte funktionsbezogene Pfade sind insbesondere:

Druck: Ein vom Kunden ausgewaehltes PDF aus Google Drive oder Gmail kann ueber BueroAutopilot an PrintNode uebermittelt und dort als Druckauftrag an den konfigurierten Drucker verarbeitet werden.
Postversand: Ein vom Kunden ausgewaehltes PDF aus Google Drive oder Gmail kann temporaer vorbereitet und mit Empfaenger- sowie Versanddaten ueber den zentralen LetterXpress-Zugang von Thille Studios oder eine bestehende kundenbezogene Verbindung uebermittelt werden, wenn der konkrete Postversand freigegeben und technisch aktiviert ist.
E-Mail-Versand: Von BueroAutopilot erstellte Angebots- oder Rechnungs-PDFs aus Google Drive koennen ueber den eingerichteten SMTP- oder E-Mail-Anbieter an die vom Kunden bestimmten Empfaenger versendet werden.

Es erfolgt keine allgemeine Weitergabe von Google Workspace-Daten an Werbenetzwerke, Datenhaendler oder sonstige nicht funktionsbezogene Empfaenger.

Google Workspace-Daten werden nicht verkauft. Google Workspace-Daten werden nicht fuer personalisierte oder interessenbezogene Werbung verwendet. Google Workspace-Daten werden nicht zur Bonitaetsbewertung oder Kreditvergabe verwendet. Google Workspace-Daten werden nicht zum Erstellen, Trainieren oder allgemeinen Verbessern von KI- oder Machine-Learning-Modellen verwendet. Nach aktuellem technischen Stand werden Google Workspace-Daten nicht an ElevenLabs oder andere externe KI- oder Machine-Learning-Anbieter uebertragen. Eine spaetere neue KI-Funktion mit Google Workspace-Daten wuerde eine erneute Datenschutz- und Google-Policy-Pruefung voraussetzen.

Mitarbeiter und Beauftragte von Thille Studios lesen Google Workspace-Inhalte grundsaetzlich nicht. Menschlicher Zugriff erfolgt nur eng begrenzt, insbesondere bei ausdruecklicher Zustimmung des Nutzers fuer einen konkreten Supportfall, fuer Sicherheits- oder Missbrauchsuntersuchungen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtung.

Der Nutzer kann die Google-Verbindung in BueroAutopilot trennen oder Google-Berechtigungen im Google-Konto widerrufen. Danach verwendet BueroAutopilot die widerrufenen Google-Berechtigungen nicht weiter. Bereits im Google-Konto erstellte Dateien bleiben im Verantwortungsbereich des Kunden, soweit der Kunde sie dort nicht selbst entfernt. Lokale Daten und Metadaten werden nach dem jeweils geltenden Loesch-, Nachweis- und Aufbewahrungskonzept behandelt.

The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Das bedeutet insbesondere, dass Informationen aus Google Workspace-Berechtigungen nur fuer die bereitgestellten und vom Kunden aktivierten Funktionen genutzt, nicht fuer Werbung, Datenhandel, Bonitaets- oder Kreditentscheidungen eingesetzt und nicht zum allgemeinen Training oder zur allgemeinen Verbesserung von KI- oder Machine-Learning-Modellen verwendet werden.

12. Verarbeitung im Auftrag nach Modulen

Soweit der Kunde personenbezogene Daten eigener Kunden, Interessenten, Mitarbeiter, Lieferanten oder Geschaeftspartner ueber BueroAutopilot-Module verarbeiten laesst, erfolgt dies nach Massgabe eines AVV und nur fuer aktivierte Funktionen.

Funktionsbezogen koennen betroffen sein:

E-Mail und Anhaenge
Dokumentablage
Scan und OCR
Angebote
Vertraege und, nur bei gesonderter Aktivierung, digitale Signaturen
Rechnungen und Mahnungen
Tabellen
Kalender
Druck
Postvorbereitung
Telefonie und VoIP
Audio, Voicemail und Transkripte, soweit eine solche Funktion gesondert aktiviert ist
KI-Unterstuetzung, soweit eine solche Funktion gesondert aktiviert ist

Die konkrete Verarbeitung haengt von Buchung, Zahlung, Freigabe, AVV-Status, Verbindung, Kundenentscheidung und technischem Anbieterstand ab.

13. Speicher- und Loeschkonzept

BueroAutopilot verarbeitet Geschaeftsinhalte grundsaetzlich nur so lange und in dem Umfang, wie es fuer den jeweiligen Vorgang technisch erforderlich ist.

Je Modul koennen voruebergehende Verarbeitung, Uebertragung an aktivierte Anbieter, technisch notwendige Zwischenspeicherung, Logs, Queues, Failed Jobs, Cache, temporaere Dateien, Exporte und Backups relevant sein.

Fachliche Kundeninhalte verbleiben nach Moeglichkeit in kundeneigenen Speichern. Fuer einzelne Modulablaeufe koennen jedoch Dateien, Arbeitsergebnisse oder Versandinformationen in BueroAutopilot beziehungsweise bei eingebundenen Dienstleistern gespeichert werden, soweit dies fuer die jeweilige Funktion, Abrechnung, Sicherheit oder Nachweisfuehrung erforderlich ist. Eine pauschale Zusage, dass ueberhaupt keine Kundeninhalte dauerhaft gespeichert werden, besteht nicht. Gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberuehrt.

Rechtlich wichtige Vertrags-, Zahlungs-, Kuendigungs-, Garantie- und Bestaetigungsnachweise koennen fuer die Dauer gesetzlicher Verjaehrungs-, Nachweis- und Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.

Steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen werden nach den anwendbaren Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Backups folgen eigenen Sicherungs- und Loeschzyklen. Eine technische Entfernung aus Sicherungen kann zeitversetzt erfolgen. Betroffene koennen konkrete Auskunft zu den fuer ihre Daten einschlaegigen Speicherdauern beziehungsweise Loeschkriterien anfordern.

14. Sicherheit

Thille Studios setzt technische und organisatorische Massnahmen nach dem jeweiligen bestaetigten Stand ein. Dazu gehoeren HTTPS, Login-Schutz, Zwei-Faktor-Funktionen, Session- und CSRF-Schutz, rollenbezogene Zugriffe, Mandantentrennung, redigierte Protokollierung, Schutz von Geheimnissen, temporaere Workspaces, verschluesselte externe Backups und kontrollierte Betriebspruefungen.

Ein vollstaendiger Schutz vor allen Risiken kann nicht garantiert werden.

15. Oeffentliche Bewertungen

Wenn oeffentliche Bewertungen ueber Google Business Profile, Trustpilot oder ProvenExpert eingebunden werden, werden nur die hierfuer konfigurierten oeffentlichen Bewertungsdaten oder Providerzusammenfassungen verarbeitet. Ohne vollstaendige Konfiguration startet kein Providerabruf.

Der Abruf oeffentlicher Bewertungen ist vom Google Workspace-Zugriff auf Drive, Sheets, Gmail und Kalender getrennt.

App-Feedback wird nicht fuer Review-Gating verwendet.

16. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Massgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Loeschung, Einschraenkung der Verarbeitung, Datenuebertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf erteilter Einwilligungen und Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehoerde.

Anfragen koennen an kontakt@thillestudios.de gerichtet werden. Betroffene koennen sich insbesondere bei der fuer Thille Studios zustaendigen Datenschutzaufsichtsbehoerde in Schleswig-Holstein oder einer anderen zustaendigen Datenschutzaufsichtsbehoerde beschweren.

Soweit Thille Studios als Auftragsverarbeiter handelt, leitet Thille Studios Anfragen nach Massgabe des AVV an den verantwortlichen Kunden weiter oder unterstuetzt diesen angemessen.

17. Keine ausschliesslich automatisierte Entscheidung

Eine ausschliesslich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist nicht vorgesehen. Automationen unterstuetzen Geschaeftsprozesse; rechtlich, steuerlich und fachlich erhebliche Entscheidungen bleiben beim Kunden.

18. Drittlanduebermittlungen

Bei Stripe, Backups, Supportfaellen oder funktionsbezogenen externen Anbietern kann eine Verarbeitung ausserhalb des Europaeischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen sein. Soweit ein Transfer in ein Drittland stattfindet, wird die jeweils erforderliche datenschutzrechtliche Grundlage geprueft, beispielsweise ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln nebst gegebenenfalls erforderlichen zusaetzlichen Schutzmassnahmen. Informationen zu den fuer einen konkreten Transfer verwendeten Garantien koennen ueber die Kontaktadresse angefragt werden.

Kundenaktivierte Anbieter koennen eigene Rollen und Datenschutzbedingungen haben.

19. Aenderungen

Diese Datenschutzerklaerung kann angepasst werden, wenn sich BueroAutopilot, Datenfluesse, Anbieter, Speicherfristen, gesetzliche Anforderungen oder technische Ablaeufe aendern. Massgebliche Fassungen werden versioniert bereitgestellt.

Ergänzende Hinweise zur Website-Statistik

Stand: 09.10.2026. Für die öffentlichen Seiten von buero-autopilot.de erfassen wir auf unserem eigenen Server Seitenaufrufe und schätzen die Zahl täglicher Besucher. Damit beurteilen wir die Nutzung unseres öffentlichen Angebots. Es werden keine Nutzungsprofile für Werbung erstellt und keine Statistikdaten an Analyseanbieter übermittelt.

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