Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
E-Mail-Radar
Erkennung und Vorsortierung relevanter Nachrichten.
Prüft verbundene Postfächer, ordnet relevante Anliegen ein und kann Antwortentwürfe vorbereiten. Versand erfolgt nur, wenn der Versandweg eingerichtet und freigegeben ist.
Geeignet für: Für Betriebe mit regelmäßigem E-Mail-Eingang, die Anfragen schneller vorsortieren möchten.
Google Gmail
Microsoft 365 Mail
IMAP
SMTP
Voraussetzungen
- Google Gmail oder Microsoft Mail oder IMAP-Eingang
- SMTP-Versand, wenn E-Mail-Versand genutzt wird
- Ein unterstütztes E-Mail-Konto des Kunden
- Providerfreigaben, Scopes und Datenschutzgrenzen müssen je Anbieter eingehalten werden.
Für dieses Modul muss zuerst ein unterstütztes Google-, Microsoft- oder IMAP/SMTP-Konto verbunden werden. E-Mail-Inhalte dürfen nicht dauerhaft in BüroAutopilot gespeichert werden.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Digitaler Aktenschrank
Automatische strukturierte Ablage für E-Mails, Anhänge, Kundenordner und Dokumente aus bestehenden Automationen.
Nutzt eine kundeneigene Google- oder Microsoft-Ablage im freigegebenen Umfang. Es kann Ablageorte vorschlagen, unterstützte Anhänge einordnen und Kundenordner nach Regeln vorbereiten.
Geeignet für: Für kleine Teams, die eine zentrale und nachvollziehbare Ablagestruktur brauchen.
Google Drive
Microsoft OneDrive
Microsoft SharePoint
Voraussetzungen
- Google- oder Microsoft-Arbeitsumgebung
- Kundeneigener Speicher beim unterstützten Anbieter
- Produktiver kundeneigener Speicheradapter und Retentionfreigabe sind je Einsatz zu prüfen.
Für dieses Modul wird ein kundeneigener Google- oder Microsoft-Speicher benötigt. Separate Ablagen für Angebote, Verträge und Rechnungen folgen über die jeweiligen Fachmodule.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Scan- & Beleg-Radar
Erfassung und strukturierte Ablage von Papierbelegen.
Übernimmt eigene Belege sicher, prüft Belegart und Metadaten und setzt die Verarbeitung nur im freigegebenen Umfang fort. Echte Cloud-OCR folgt erst nach separater Freigabe.
Geeignet für: Für Betriebe, die Belege zunächst sicher erfassen und kontrolliert weiterverarbeiten möchten.
Kundeneigenes Speicherziel
lokaler Analysepfad ohne produktive Cloud-OCR
Voraussetzungen
- Freigegebenes kundeneigenes Speicherziel
- Kundeneigener Speicheranbieter, sobald produktive Belege verarbeitet werden
- Scanner oder Kamera des Kunden für die Belegerfassung
- Produktive OCR-Anbieter, mobile Erfassung und AVV/DPA-Nachweise sind nicht enthalten.
Die sichere Belegreferenz ist vorbereitet. Echte Cloud-OCR, mobile Produktivabnahme und ein produktiver kundeneigener Speicheradapter müssen separat freigegeben werden.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Tabellen-Automation
Saubere Tabellen für Kunden-, Vorgangs- und Statusdaten.
Arbeitet mit verbundenen Google-Tabellen, liest und aktualisiert freigegebene Felder und lässt unklare Änderungen bestätigen.
Geeignet für: Für Betriebe, die zentrale Tabellen nutzen und wiederkehrende Pflegearbeit reduzieren möchten.
Google Sheets
Voraussetzungen
- Google-Arbeitsumgebung
- Google-Konto des Kunden
- Kein allgemeiner Tabellenanbieter; aktuell ist Google Sheets belegt.
Für dieses Modul ist derzeit eine unterstützte Google-Arbeitsumgebung mit Tabellenzugriff erforderlich. Andere Tabellenanbieter sind momentan nicht belegt.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Termin-Pilot (Kalender)
Organisation von Terminen, Kalendern und Terminvorbereitung.
Prüft Verfügbarkeiten, berücksichtigt Arbeitszeitregeln und bereitet Termine vor. Einträge in externe Kalender erfolgen nur mit passender Verbindung und Freigabe.
Geeignet für: Für Betriebe, die Anfragen, freie Zeiten und Terminbestätigungen zuverlässiger koordinieren möchten.
Google Kalender
Microsoft Kalender
Voraussetzungen
- Google- oder Microsoft-Kalenderfreigabe
- Google- oder Microsoft-Konto des Kunden
Für dieses Modul muss zuerst ein unterstützter Google- oder Microsoft-Kalender mit Verfügbarkeits- und Schreibfreigabe verbunden werden.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Angebots-Maschine
Angebote aus standardisierten Vorlagen vorbereiten.
Setzt freigegebene Kunden-, Leistungs- und Preisdaten in Vorlagen ein und bereitet Dokumente oder PDFs vor. Versandwege werden erst nach Einrichtung und Freigabe genutzt.
Geeignet für: Für Dienstleister und Teams, die Angebote schneller und einheitlicher vorbereiten möchten.
Google Drive
Google Docs
SMTP
Voraussetzungen
- Google-Arbeitsumgebung
- SMTP, wenn Angebotsversand genutzt wird
- Google-Konto und bei Versand ein E-Mail-Anbieter des Kunden
- Layout-, Versand- und Rechtstextabnahme bleiben vor Produktiveinsatz erforderlich.
Für dieses Modul werden Google-Dokumentpfade und bei Versand ein unterstützter E-Mail-Ausgang benötigt. Layout, Rechtstexte und Versandpfade müssen vor Produktiveinsatz geprüft werden.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Vertrags-Manager
Dokumente und digitale Signaturen im Ablauf halten.
Bereitet Vertragsdokumente über vorhandene Google-Dokumentwege vor und verfolgt den Status im vorhandenen Umfang. Produktive digitale Signaturen über Yousign starten erst nach separater Anbieterfreigabe.
Geeignet für: Für Unternehmen mit wiederkehrenden Vertragsvorlagen und klaren Freigabeschritten.
Google Drive
Yousign vorbereitet
Voraussetzungen
- Google-Arbeitsumgebung für Vorlagen
- Yousign erst nach separater Anbieterfreigabe
- Google-Konto; für digitale Signaturen später Yousign
- Yousign-Account, Webhook Secret, Signaturniveau, AVV/DPA und Testsignatur fehlen noch.
Vorlagen können mit Google vorbereitet werden. Produktive digitale Signaturen über Yousign sind erst nach separater Anbieterfreigabe nutzbar.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Rechnungs-Blitz
Manuelle Rechnungsentwürfe mit Freigabe, PDF, Versandpfad und Zahlungsstatus vorbereiten.
Erstellt manuelle Rechnungsentwürfe, führt sie durch Freigabe, PDF-Erstellung, Versandpfad und Zahlungsstatus. Automatische Versandwege benötigen die passende Einrichtung und Freigabe.
Geeignet für: Für Betriebe, die Rechnungen kontrolliert statt nebenbei in Einzeldateien abwickeln möchten.
Google Drive/Arbeitsmappe
SMTP
Voraussetzungen
- Google-Arbeitsumgebung
- SMTP, wenn Rechnungsversand genutzt wird
- Google-Konto und bei Versand ein E-Mail-Anbieter des Kunden
- Lokale Prozess- und Freigabedaten sowie Inhaltsgrenzen müssen vor Livegang freigegeben sein.
Der manuelle Rechnungsfluss ist vorbereitet. Versand, Google-Ablage und Inhaltsgrenzen müssen für den konkreten Einsatz eingerichtet und freigegeben werden.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Mahn-Wächter
Zahlungsziele überwachen und Erinnerungen vorbereiten.
Nutzt den Rechnungs-Blitz, erkennt mahnfähige Rechnungen und bereitet Mahnungen nach den eingerichteten Regeln vor. Versand erfolgt nur nach passender Freigabe.
Geeignet für: Für Betriebe mit wiederkehrenden Außenständen, die Mahnungen geordnet vorbereiten möchten.
Google Drive/Arbeitsmappe
SMTP
Voraussetzungen
- Rechnungs-Blitz
- Google-Arbeitsumgebung
- SMTP, wenn Mahnungsversand genutzt wird
- Google-Konto und bei Versand ein E-Mail-Anbieter des Kunden
- Nur nach Freigabe der Rechnungs-/Mahnungsinhaltsgrenzen produktiv nutzen.
Dieses Modul benötigt den Rechnungs-Blitz und die passenden Google-/E-Mail-Verbindungen. Versand- und Inhaltsgrenzen müssen vor Produktiveinsatz freigegeben werden.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Druck-Autopilot
Eigene Dokumente für den späteren Ausdruck auf einem eigenen Drucker vorbereiten.
Übermittelt freigegebene Druckaufträge über PrintNode an einen ausgewählten Drucker und prüft den Druckerstatus. Produktiver Druck setzt vollständige PrintNode-Einrichtung und Testdruck voraus.
Geeignet für: Für Büros, die trotz digitaler Abläufe regelmäßig Papierdokumente benötigen.
PrintNode
Voraussetzungen
- PrintNode-Verbindung
- ausgewählter verwendbarer Drucker
- PrintNode-Konto oder freigegebener verwalteter PrintNode-Pfad
- Eigener Drucker
- eingeschalteter Computer am Drucker
- PrintNode-Client auf dem druckerverbundenen Computer
- Der Computer mit PrintNode-Client muss für automatische Drucke eingeschaltet und online sein.
- AVV/DPA, echtes Konto, Client, Drucker-Sync und Testdruck sind vor produktivem Druck zu prüfen.
Für den automatischen Druck ist PrintNode erforderlich. Zusätzlich muss auf einem eingeschalteten Computer die PrintNode-Software laufen. Drittanbietergebühren sind nicht im BüroAutopilot-Tarif enthalten.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Postversand-Dienst
Eigene PDF-Dokumente sicher auswählen, prüfen und nach Freigabe über LetterXpress als Brief übergeben.
Wählt und prüft PDF-Dokumente, Empfängeradresse, Versandoptionen und den aktuellen Providerpreis. Die Übergabe an das kundeneigene LetterXpress-Konto erfolgt erst nach ausdrücklicher Freigabe.
Geeignet für: Für Betriebe, die Briefe versenden müssen, aber Druck, Kuvertierung und Übergabe bündeln möchten.
LetterXpress
Direkter PDF-Upload
Google Drive
Microsoft OneDrive
Microsoft SharePoint
Gmail
Microsoft Mail
IMAP
Voraussetzungen
- LetterXpress für Preisermittlung und Briefübergabe
- Nur für externe PDF-Quellen: Google, Microsoft oder E-Mail-Verbindung
- Kundeneigenes LetterXpress-Konto
- Optionaler Datei- oder Mailanbieter für PDF-Quellen
- Der aktuelle Versandfluss ist auf deutsche Empfängeradressen beschränkt. Liveversand benötigt zusätzlich eine serverseitige Freigabe.
Physischer Postversand läuft über ein kundeneigenes LetterXpress-Konto und benötigt pro Sendung eine ausdrückliche Freigabe. Drittanbieterentgelte sind nicht im BüroAutopilot-Tarif enthalten.
Nach Einrichtung und Bestätigung
Produktiv freigegeben nach Einrichtung
Telefon- & VoIP-Assistent
Telefonannahme und VoIP-Unterstützung zentral im Büroablauf bündeln.
Hält Grundkonfiguration und Regeln für Telefonanliegen bereit. Echte Telefonate, Rufnummern, Audios, Voicemails oder Transkriptionen werden erst nach Anbieterzugang, AVV/DPA, Credentials, Webhooks und E2E-Abnahme aktiviert.
Geeignet für: Für Betriebe, die Telefonprozesse mit einem freigegebenen VoIP-Anbieter schrittweise vorbereiten möchten.
sipgate nach separater Anbieterfreigabe
Placetel/Cisco als freigegebene Alternative
Fakeprovider nur für lokale Tests
Voraussetzungen
- Echter VoIP-Anbieter mit Webhooks und eigener Firmenrufnummer
- sipgate- oder freigegebenes Alternativkonto des Kunden
- Telefonie-Endgeräte oder Rufnummern des Kunden je Anbieterweg
- Echte Telefonate, Rufnummern, Audios, Voicemails oder Transkriptionen werden erst nach Anbieterzugang, AVV/DPA, Credentials, Webhook-Einrichtung und E2E-Abnahme aktiviert.
Das Telefonie-Grundmodul ist buchbar. Echte Telefonie wird erst nach separater Einrichtung eines freigegebenen Telefonieanbieterzugangs, AVV/DPA, eigener Rufnummer, Credentials, Webhooks und E2E-Abnahme genutzt.
